电子文件原始性的认定与维护
于泽昕
档案在法律上的凭证作用基于它的原始性。因此，认定电子文件的原始性，是保证其具有凭证作用的关键。
一、 电子文件原始性的认定
对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：
（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。
（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。
（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。
（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。
（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。
（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。
电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。
二、 确保电子文件原始性的技术措施
电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。
（一）、加密技术
电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。
（二）、签署技术
目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方，其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。
（三）、消息认证
电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如６４比特为一段，发方和收方共同选定一个６４比特长的序列及密钥，发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字，如果计算结果和他所收到的认证字一致，即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的，进而证明这份电子文件的原始性、真实性。
（四）、身份验证
为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问；如果一种验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。
（五）、防火墙
这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡 是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和代理服务等。据行家预测，在不远的将来，加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。
（六）、防写措施
关于印发《国防科技工业档案工作管理暂行规定》的通知
国防科学技术工业委员会
关于印发《国防科技工业档案工作管理暂行规定》的通知
科工办「2001」37号
各军工集团公司，委管各单位：
为适应国防科技工业改革与发展，规范国防科技工业档案管理的各项工作，保证国防科技工业档案工作的正常开展，现将《国防科技工业档案工作管理暂行规定》印发给你们，请认真贯彻执行。
特此通知。
2001年02月12日
国防科技工业档案工作管理暂行规定
第一章 总 则
第一条 为加强国防科技工业档案工作，安全完整地保存、科学规范地管理和有效利用国防科技工业档案，更好地为国防科技工业和国民经济建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《科学技术档案工作条例》等法律法规，结合国防科技工业档案工作实际，制定本规定。
第二条 国防科技工业档案是指国防科技工业各军工集团公司、各军工集团公司所属各企业事业单位（以下简称“各军工企事业单位”）、国防科学技术工业委员会委管各单位（以下简称“委管各单位”）在从事各项职能活动中直接形成的具有保存价值的各种文字材料、电子文件、图表、声像材料以及其他不同载体、不同形式的历史记录。
第三条 国防科技工业档案工作的基本任务是贯彻执行党和国家关于档案工作的法律、法规和各项方针、政策，根据档案工作统一领导、分级管理的原则，确保国防科技工业档案的安全、完整、准确、系统，为国防科技工业的改革与发展服务。
第四条 国防科技工业档案工作是国防科技工业管理工作的重要组成部分。各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位必须加强对档案工作的领导，坚持“三纳入”、“四参加”、“四同步”制度，把档案工作列入本单位发展规划和工作计划，保证机构、人员、经费和设施设备等必备条件适
应档案工作发展的需要。
第五条 各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位档案工作必须严格遵守国家和国防科技工业保密规定，加强对各个工作环节的管理，确保档案秘密的安全。
第二章 管理机构和职责
第六条 国防科学技术工业委员会（以下简称“国防科工委”）档案工作机构在国家档案局的监督、指导下，负责组织管理国防科技工业档案工作，履行下列职责：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律、法规；
（二）负责本单位档案的收集、整理、保管和提供利用。对本单位各部门的档案工作进行监督、检查和业务指导；
（三）对各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位档案工作提出管理要求和进行业务指导，并对执行情况实施监督、检查；
（四）组织国防科技工业档案科研成果的申报和评审；
（五）组织开展国防科技工业档案科研、档案宣传教育培训、学术交流工作；
（六）委管各单位档案工作年报统计。
第七条 各军工集团公司是国防科技工业档案工作的责任主体，根据本集团公司档案数量和工作任务等实际情况，设立相应的档案工作机构，统一管理本军工集团公司档案工作，履行以下主要职责：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法律、法规以及国防科技工业档案工作各项规章、制度，组织制定实施细则，建立健全本集团公司档案工作的各项管理制度，并对执行情况进行监督、检查；
（二）组织编制本集团公司档案工作的发展规划和工作计划，统一部署、组织实施；负责本集团公司档案的收集、整理、保管和提供利用；
（三）对所属企业事业单位档案工作进行监督、检查和业务指导；
（四）按照档案全宗范围，组织立档单位做好档案的进馆、接收、保管和档案信息的开发与利用工作。负责管理本集团公司档案的对外公布工作，负责本集团公司档案统计年报的编报工作；
（五）组织国家重点建设项目档案工作，负责文件材料归档的协调和档案的齐套与验收及军工产品档案的统一管理；负责本集团公司引进与出口技术文件材料的归口管理及集团公司内跨单位档案材料的调拨管理；
（六）负责组织并指导所属企业事业单位档案科研、档案保护、档案宣传及档案干部的教育培训工作；
（七）完成国防科工委交办的其他档案工作。
第八条 各军工企事业单位、委管各单位是国防科技工业档案工作的基层工作单位，履行以下主要职责：
（一）贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和上级部门的规章、制度，制定本单位的实施细则，建立健全各项规章制度，并对执行情况实施监督、检查；
（二）负责制定本单位档案工作发展规划和工作计划，统一部署、组织实施；
（三）负责本单位档案的收集、整理、保管和提供利用，并对立卷归档工作实行监督、检查、业务指导和考核；
（四）负责本单位各种门类、各种载体档案的集中统一管理及档案信息的开发和利用工作；负责本单位档案统计年报上报，并按照规定向有关档案馆移交档案。
第九条 各省、自治区、直辖市国防科技工业管理机构和档案局负责地方军工企业事业单位的档案工作管理，协同国防科工委对所在地区承担军品任务单位的档案工作进行监督、指导。
第三章 人员管理
第十条 各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位应依据《中华人民共和国档案法》和国家档案局颁布的档案馆人员编制标准，配备适应档案工作需要的专职档案人员。档案工作人员应保持相对稳定。
专职档案人员应当政治可靠，忠于职守，熟悉业务，遵守纪律，严守国家机密，一般应具备档案专业或其他相关专业大专以上学历。
第十一条 各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位档案部门的主要负责人应具备中级以上专业技术职务的学识水平和工作能力。
第十二条 档案工作人员属专业技术管理人员，按档案专业或工程技术专业评聘专业技术职务。各单位应根据档案工作岗位需要，设立相应的高级专业技术岗位，支持档案部门做好评聘专业技术职务工作。
第十三条 档案工作人员（包括立卷部门的兼职人员）须接受档案和相关专业知识的培训，经考核合格后方能上岗。其业务能力的考核、专业技术职务的评定和晋升，按国家有关规定执行。
第四章 文件材料的归档工作
第十四条 文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档工作要纳入科研、生产、基本建设、经营管理、教学等工作管理制度和工作程序。在下达工作计划任务的同时提出文件材料的归档要求，在检查计划任务进度的同时检查文件材料的形成、积累情况。
第十五条 归档工作要纳入部门领导和有关人员的岗位职责或经济责任制。上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，必须有档案部门出具的专题归档情况证明材料或签署意见，并作为岗位考核和专业技术职务评聘的依据之一。
第十六条 各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位在产品试制、基建工程、外购设备或其他技术项目进行定型、鉴定、验收时，应当由档案部门预先对应归档的文件材料进行验收。凡文件材料未归档或归档质量不符合标准要求的，必须限期改正，否则视同未完成任务，不能进行定型、鉴定、验收。
第十七条 凡在科研、生产、建设、经营、教学、外事及党政管理等各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均应向档案部门归档。任何部门和个人不得将应当归档的文件材料据为己有或拒绝归档。
第十八条 因公出国学习考察和外出参加重要会议所形成的文件材料，应由当事人在考察活动和会议结束后及时归档。
第十九条 中断、下马项目的文件材料，应按要求及时做好整理归档工作。
第二十条 文件材料一般归档一份，重要的应归档副本，分别保存。
第二十一条 归档的文件材料，必须是原件，按归档要求整理立卷，确定保管期限，签署手续齐全。做到完整、准确、系统、规范，用纸、用笔、粘贴、装订等都符合档案保护的要求。
第二十二条 应用计算机信息管理系统和CAD／CAM技术产生的电子文件，其文件的收集与归档按国家有关标准执行。
〈center>第五章 档案的管理
第二十三条 国防科技工业系统应以全宗原则管理军工产品档案，维护军工档案的齐全完整。承担军品任务单位形成的军工产品档案，应建立军工产品档案全宗。
其他各类档案，应贯彻国家有关规定，按照集中统一管理原则建立健全管理制度，落实管理职责。
第二十四条 各军工企事业单位、委管各单位在资产与产权变动时，应将档案的处置作为单位资产与产权变动工作中的一项重要内容，档案部门必须参与此项工作。
第二十五条 军工集团公司所属企业破产或被非军工企业兼并，军工集团公司档案部门须在企业资产清算时参与企业档案的清理工作，将军工产品档案收归集团公司保管。
第二十六条 军工产品档案不参与社会中介机构进行的企业资产评估。军工集团公司所属企业改组为股份制企业的，企业军工产品档案应归属军工集团公司。其他军工企业改组为股份制企业时，军工产品档案应就地封存，由原企业档案部门保管或移交上级指定的档案部门。
第二十七条 档案价值鉴定、密级调整工作应定期进行。由主管档案工作的领导组织档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，准确判定档案的存毁。销毁失去保存价值的档案，须严格按规定进行。
第二十八条 为确保档案的安全和有效提供利用，档案的库房建设与改造要符合国家有关规定。
第二十九条 各军工企事业单位、委管各单位应建立档案工作统计报告制度。各军工企事业单位档案工作统计年报报所属军工集团公司，委管各单位档案工作统计年报报国防科工委。
第三十条 应用计算机技术和网络技术改进档案管理和利用方式，按照国家制定的技术标准，做好电子文件和电子档案的管理工作，并采取有效防护措施，确保档案信息秘密安全。
第六章 档案工作经费
第三十一条 各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位要把档案工作经费列入本单位的财务预算，每年按比例安排一定数额的经费，保证档案工作的正常开展。
第三十二条 档案库房建设、设备购置和档案检测与档案专职人员健康保护所需经费，按财政法规及各级有关财务规章制度执行。
第三十三条 各类档案的档案保管费用、业务指导费用、档案信息资源开发费用从各单位相关业务和管理经费中支出。
第三十四条 档案人员培训费从各单位教育经费中支出。
第三十五条 档案编研和课题研究经费按有关渠道立项，从科研经费中支出。
第七章 档案的利用
第三十六条 档案部门要编制两种以上的检索工具，尽量采用先进技术手段为利用者提供咨询检索服务，及时、准确地提供档案信息服务。要注重档案信息的深层次加工，为领导决策和其他各项工作需要提供有价值的档案信息服务，促进档案信息向现实生产力转化。
第三十七条 对有技术保护要求的档案，要建立技术保护单制度，限定使用范围、授权单位或授权人及保护年限，按有关法规和技术保护单的要求办理档案利用事宜。
第三十八条 各军工集团公司、各军工企事业单位、委管各单位档案部门向外单位或个人提供档案信息利用，可以按照有关规定收取费用。
第三十九条 借阅和复制档案要遵守有关制度，严格履行批准手续。提供保密档案要严格执行有关保密规定。
第四十条 国防科技工业体制改革前的军工企业档案，原则上仅提供给形成单位利用，其它单位需要利用的，必须征得形成单位同意并履行相关手续。
第八章 奖 惩
第四十一条 符合下列条件之一的单位和个人，应予表彰和奖励：
（一）在档案的收集、整理、开发利用等业务基础工作中做出显著成绩的；
（二）对档案保护和现代化管理做出显著成绩的；
（三）在档案科技进步方面做出重要贡献的；
（四）主动将重要或珍贵档案捐赠给国家的；
（五）同违反档案法律法规行为作坚决斗争并表现突出的。
第四十二条 各级档案管理机构要对本单位档案工作经常进行监督、检查。对有下列行为之一者，应当责令限期改正；情节严重的，由单位对直接负责的主管人员或其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）倒卖档案牟利或者擅自将档案卖给、送给外国人的；
（五）将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为己有，拒不归档或不按规定期限向档案部门移交档案的；
（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（七）档案工作人、对档案工作负有领导责任的人员玩忽职守，造成档案损失的。
第九章 附 则
第四十三条 各军工集团公司、委管各单位可结合工作实际，根据本规定制定实施细则，并报国防科工委档案工作机构备案。
第四十四条 本规定由国防科工委和国家档案局负责解释。
